Una visita de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL) puede tomar por sorpresa a cualquier organización. Ya sea por una denuncia anónima de un exfuncionario o por operativos preventivos programados, las fiscalizaciones laborales exigen una respuesta rápida y estructurada.
Enfrentar una inspección sin la preparación adecuada suele derivar en multas acumulativas por infracciones graves. Por esta razón, conocer el procedimiento y mantener el archivo laboral en orden es indispensable para proteger la estabilidad operativa de la empresa.
¿Cómo se inicia una inspección de la SUNAFIL?
La actuación inspectiva puede comenzar de dos maneras principales: mediante un operativo masivo planificado por la autoridad o a través de una denuncia directa presentada por un trabajador o sindicato.
Una vez generada la orden de inspección, el inspector del trabajo cuenta con facultades amplias. Puede apersonarse físicamente a las instalaciones de la empresa sin previo aviso o enviar un requerimiento de información virtual mediante la casilla electrónica de la SUNAFIL.
Documentos obligatorios que exige el inspector
Durante la primera visita o requerimiento, el inspector solicitará la acreditación del cumplimiento de las obligaciones sociolaborales básicas. Entre los documentos principales que toda empresa debe tener al día destacan:
- Registro de Control de Asistencia: Marcas de ingreso y salida físicas o digitales que coincidan con la jornada declarada.
- T-Registro y Planilla Electrónica (PLAME): Acreditación del alta oportuna de los trabajadores y el pago de beneficios sociales.
- Documentación sobre personal extranjero: Verificación de contratos aprobados y cumplimiento de los límites porcentuales en la nómina, aspecto que abordamos en detalle en nuestra guía sobre la Contratación de Extranjeros en Perú: Límites Legales, Porcentajes y Visas.
- Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST): Registro de capacitaciones obligatorias, entrega de EPPs y conformación del Comité o Supervisor de SST.
- Comité o Delegado contra el Hostigamiento Sexual: Política interna y actas de constitución (Ley N° 27942).
- Cuadro de Categorías y Funciones / Política Salarial: Acreditación de no discriminación remunerativa entre varones y mujeres (Ley N° 30709).
Etapas del procedimiento inspectivo
El proceso de fiscalización sigue un curso legal definido que las áreas de Recursos Humanos y Legal deben monitorear con atención:
- Visita de inspección o requerimiento: El inspector solicita la documentación inicial y puede realizar entrevistas confidenciales al personal.
- Medida de requerimiento: Si detecta incumplimientos subsanables, el inspector otorga un plazo para que la empresa corrija la falta.
- Acta de Infracción o Informe de Actuación: Si la empresa no subsana las faltas o cometió una infracción insubsanable, se emite un Acta de Infracción que da inicio al procedimiento sancionador.
Principales multas laborales y cómo prevenirlas
Las multas impuestas por la SUNAFIL se calculan tomando como base el valor de la UIT vigente y dependen de tres factores determinantes: la gravedad de la falta (leve, grave o muy grave), el número de trabajadores afectados y el tipo de empresa según su régimen societario. En este último punto, las organizaciones acreditadas en el REMYPE (Micro y Pequeña Empresa) cuentan con escalas especiales y topes legales diferenciados, con sanciones considerablemente más reducidas frente a aquellas que tributan bajo el Régimen General (No MYPE).
Impedir el ingreso del inspector, negarse a entregar la información requerida o mantener colaboradores fuera de planilla califican como infracciones muy graves. Estas conductas conllevan sanciones pecuniarias de alto impacto que pueden comprometer directamente la liquidez y operatividad de la compañía.
Preguntas Frecuentes sobre las inspecciones de SUNAFIL
¿Puedo negarle el ingreso a un inspector de SUNAFIL si el Gerente General no está presente?
No. Negar la entrada o retrasar el ingreso del inspector más de 10 minutos se sanciona como una infracción muy grave por labor inspectiva. Cualquier representante de la empresa o personal de recepción debe permitir el acceso e identificar al funcionario.
¿Cuánto tiempo tiene la empresa para responder un requerimiento por casilla electrónica?
El plazo estipulado en la notificación suele ser de 3 a 5 días hábiles. Es obligatorio revisar diariamente la casilla electrónica, ya que las notificaciones no respondidas generan multas automáticas por falta de colaboración.
Es posible reducir el monto de las multas impuestas por SUNAFIL?
Sí. Si la empresa corrige las observaciones dentro del plazo otorgado en la medida de requerimiento durante la etapa de fiscalización, no se genera sanción económica y el caso se archiva. Si la etapa inspectiva ya concluyó y se emitió el Acta de Infracción, el artículo 40 de la Ley General de Inspección del Trabajo permite acogerse a beneficios de reducción de la multa: esta se reduce al 30% de su monto original si se subsana la infracción y se acredita el cumplimiento antes del vencimiento del plazo para apelar la resolución de primera instancia; o al 50% si la subsanación se realiza luego de resuelta la apelación.
Una cultura de cumplimiento laboral previene contingencias
Afrontar con éxito las auditorías de la autoridad laboral no depende de improvisar respuestas durante la visita del inspector, sino de mantener un compliance laboral continuo. Implementar revisiones periódicas sobre las carpetas de personal y las políticas de seguridad en el trabajo minimiza los riesgos de sanción.
Si tu organización busca auditar sus procesos internos o necesita acompañamiento técnico durante una fiscalización en curso, evaluar el estado actual de tus planillas te permitirá corregir inconsistencias a tiempo.
